На прошлой неделе я провел тренинг по эффективному проведение встреч и совещаний. И одним из вопросов, который был озвучен во время сбора ожиданий, был – «А как придерживаться изначальной Повестки встречи?». В процессе тренинга мы затронули многие аспекты ответа на этот вопрос. Но осталась какая-то недосказанность, нецелостность, и захотелось подвести итоги и сформулировать это все в одном месте.
Итак, в результате у меня получилось 7 ключевых принципов, соблюдая которые, вы будете всегда попадать в изначально запланированное время и обсуждать то, что хотите.
1. Иметь в наличии
Как это ни парадоксально звучит, но встречи без Повестки – это очень частые встречи – на мой взгляд, их более 60%. Для встречи Повестка – это план. План, говорящий о том, что вы хотите получить в итоге и что вы должны делать в процессе. Хотите куда-то прийти и чего-то достигнуть – нужен план. Иначе есть риск прийти не туда, куда хотели. Вспомните монолог из Алисы в стране чудес:
— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?
— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.
— Мне все равно — сказала Алиса.
— Тогда все равно куда и идти, — заметил Кот.
— Только бы попасть куда-нибудь, — пояснила Алиса.
— Куда-нибудь ты обязательно попадешь, — сказал Кот. — Нужно только достаточно долго идти.
Поэтому план (в нашем случае повестка) должен быть!
2. Высылать заранее
Итак, у вас есть Повестка встречи – вы молодцы! Вы хорошо подготовились, подумали, что хотели обсудить, полистали материалы. Но! Вы делаете встречу сами с собой или вы хотите застать врасплох присутствующих? Высылая Повестку за 5 минут до встречи или совсем не высылая, вы рискуете потратить часть встречи на понимание того, что вы хотите от людей. В результате может выясниться, что участники просто не готовы обсуждать вопросы с вами. При этом вам это может напрямую не озвучиться, а выльется в то, что встреча будет долгая, затянутая и в итоге – безрезультатная.
3. Иметь цель встречи
Возможно этот пункт надо было ставить первым - из цели начинает формироваться Повестка встречи. Однако, здесь мне хотелось сделать акцент на следующем:
-
Первое – цель должна быть сформулирована и зафиксирована в самой Повестке (в общем случае);
-
Второе – цель должна быть озвучена в начале встречи;
-
И третье - в процессе выступления вы, как организатор и ведущий, должны всегда держать ее в голове. Соответственно – все, что не способствует достижению локальной цели (в рамках вопроса) или глобальной (в рамках всей встречи), должно отсекаться.
4. Правильно составить
Мало иметь Повестку встречи в наличии . Надо еще правильно ее подготовить. И для этого необходимо придерживаться следующих правил:
-
Взять к обсуждению оптимальное количество вопросов. Золотое правило – чем меньше, тем лучше. Если у вас 10 вопросов, и все их надо обсудить за час, то скорее всего вы не уложитесь или пробежите по ним «Галопом по Европам», а в головах участников останется ощущение мешанины.
-
Проверить вопросы на соответствие цели встречи.
-
Расставить вопросы в правильной последовательности:
-
i. Легкие – в начало. Необходимо закладывать время на разогрев – об этом поговорим немного ниже.
-
ii. Закладывайте ритм – легкий, сложный, легкий, сложный. Не обязательно ритм должен быть именно такой. Но сам принцип чередования смены сложности пунктов к обсуждениюнадо учитывать. Сложные вопросы нагружают мышление. Если мы их соберем в одну кучу, то рискуем потерять эффективность просто из-за перегрузки. Также сложные вопросы, как правило, требуют больше времени обсуждения. Соответственно больше будет работы без видимого результата. А все мы знаем, что промежуточный результатзначительно повышает мотивацию длительной работы.
-
Заложить время на смену деятельности. Да, все мы знаем, что на переключение надо время. И это не только время перевода глаз на следующую строчку Повестки, но еще и на переключение мышления. Часто об этом забывают.
- Заложить время на возможные отвлечения. Например, углубились в дебри обсуждения вопроса, пока возвращали всех обратно – время потеряно.
5. Минимизировать количество участников
Пункт, который сильно влияет как на подготовку, так и на процесс проведения совещания. Конечно, численность очень сильно зависит от типа проводимого совещания. Однако, в общем случае, для обсуждения проблемных вопросов рекомендуемая численность – до 5-7 человек. При дальнейшем росте вам, как организатору, придется много времени уделять координации встречи, или она превратится в однонаправленный поток информации, где будут солировать пару-тройку человек, а то и только вы.
6. Учитывать Групповую Динамику
Аналогично с предыдущим принципом этот необходимо использовать не только при составлении повестки совещания, но и при его проведении.
Согласно модели Брюса Такмана, любая команда проходит следующие фазы в своем развитии на пути к эффективной работе:
-
Стадия Формирования (Forming) – команда только сформирована, еще никто не понимает, что друг от друга ждать и все присматриваются. Производительность есть, но она скорее определяется производительностью наиболее сильных членов команды.
-
Конфликтная Стадия (Storming) – команда входит в этап «передел зон влияния». Особо сильные пытаются выделиться, застолбить свое право на влияние. Те, кто послабее, сваливают всю ответственность на сильных и «забиваются в угол». Производительность падает.
-
Нормирующая Стадия (Norming) – «передел зон влияния» закончился. Люди притерлись и постепенно начинают повышать свою эффективность.
-
Эффективная Взаимодействие (Performing) – команда вышла на продуктивную работу. Эффективность максимальная
Ровно такие же этапы применимы и к работе на встрече. Конечно, если вы проводите встречу с членами своего проекта, то первые этапы буду совсем короткие. А вот если все участники совещания малознакомые, то даже при позитивном изначальном настрое фазы будет заметно.
7. Активная координация встречи
Если вы организуете и ведете встречу, то ведите ее активно. Это не значит, что надо перебивать людей и обрывать на полуслове во имя регламента. Но вы должны следить за дискуссиями. В случае ухода в сторону – стараться переводить это в новую отдельную встречу. Также необходимо следить за групповой динамикой и групповым мышлением, чтобы у вас не получалось, что группа распадается или солируют самые громкие и авторитетные.
Я надеюсь, что описанные мной принципы позволят вам как значительно улучшить эффективность проведения совещаний, так и повысить качество участия в тех совещаниях, куда вас пригласили как участника.
Всем успехов!