На прошлой неделе я провел тренинг по эффективному проведение встреч и совещаний. И одним из вопросов, который был озвучен во время сбора ожиданий, был – «А как придерживаться изначальной Повестки встречи?». В процессе тренинга мы затронули многие аспекты ответа на этот вопрос. Но осталась какая-то недосказанность, нецелостность, и захотелось подвести итоги и сформулировать это все в одном месте.

Итак, в результате у меня получилось 7 ключевых принципов, соблюдая которые, вы будете всегда попадать в изначально запланированное время и обсуждать то, что хотите.

1. Иметь в наличии

Как это ни парадоксально звучит, но встречи без Повестки – это очень частые встречи – на мой взгляд, их более 60%. Для встречи Повестка – это план. План, говорящий о том, что вы хотите получить в итоге и что вы должны делать в процессе. Хотите куда-то прийти и чего-то достигнуть – нужен план. Иначе есть риск прийти не туда, куда хотели. Вспомните монолог из Алисы в стране чудес:

— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.

— Мне все равно — сказала Алиса.

— Тогда все равно куда и идти, — заметил Кот.

— Только бы попасть куда-нибудь, — пояснила Алиса.

— Куда-нибудь ты обязательно попадешь, — сказал Кот. — Нужно только достаточно долго идти.

Поэтому план (в нашем случае повестка) должен быть!

2. Высылать заранее

Итак, у вас есть Повестка встречи – вы молодцы! Вы хорошо подготовились, подумали, что хотели обсудить, полистали материалы. Но! Вы делаете встречу сами с собой или вы хотите застать врасплох присутствующих? Высылая Повестку за 5 минут до встречи или совсем не высылая, вы рискуете потратить часть встречи на понимание того, что вы хотите от людей. В результате может выясниться, что участники просто не готовы обсуждать вопросы с вами. При этом вам это может напрямую не озвучиться, а выльется в то, что встреча будет долгая, затянутая и в итоге – безрезультатная.

3. Иметь цель встречи

Возможно этот пункт надо было ставить первым - из цели начинает формироваться Повестка встречи. Однако, здесь мне хотелось сделать акцент на следующем:

• Первое – цель должна быть сформулирована и зафиксирована в самой Повестке (в общем случае);

• Второе – цель должна быть озвучена в начале встречи;

• И третье - в процессе выступления вы, как организатор и ведущий, должны всегда держать ее в голове. Соответственно – все, что не способствует достижению локальной цели (в рамках вопроса) или глобальной (в рамках всей встречи), должно отсекаться.

4. Правильно составить

Мало иметь Повестку встречи в наличии . Надо еще правильно ее подготовить. И для этого необходимо придерживаться следующих правил:

• Взять к обсуждению оптимальное количество вопросов. Золотое правило – чем меньше, тем лучше. Если у вас 10 вопросов, и все их надо обсудить за час, то скорее всего вы не уложитесь или пробежите по ним «Галопом по Европам», а в головах участников останется ощущение мешанины.

• Проверить вопросы на соответствие цели встречи.

• Расставить вопросы в правильной последовательности:

• i. Легкие – в начало. Необходимо закладывать время на разогрев – об этом поговорим немного ниже.
  

• ii. Закладывайте ритм – легкий, сложный, легкий, сложный. Не обязательно ритм должен быть именно такой. Но сам принцип чередования смены сложности пунктов к обсуждениюнадо учитывать. Сложные вопросы нагружают мышление. Если мы их соберем в одну кучу, то рискуем потерять эффективность просто из-за перегрузки. Также сложные вопросы, как правило, требуют больше времени обсуждения. Соответственно больше будет работы без видимого результата. А все мы знаем, что промежуточный результатзначительно повышает мотивацию длительной работы.

• Заложить время на смену деятельности. Да, все мы знаем, что на переключение надо время. И это не только время перевода глаз на следующую строчку Повестки, но еще и на переключение мышления. Часто об этом забывают.

• Заложить время на возможные отвлечения. Например, углубились в дебри обсуждения вопроса, пока возвращали всех обратно – время потеряно.
  

5. Минимизировать количество участников

Пункт, который сильно влияет как на подготовку, так и на процесс проведения совещания. Конечно, численность очень сильно зависит от типа проводимого совещания. Однако, в общем случае, для обсуждения проблемных вопросов рекомендуемая численность – до 5-7 человек. При дальнейшем росте  вам, как организатору, придется много времени уделять координации встречи, или она превратится в однонаправленный поток информации, где будут солировать пару-тройку человек, а то и только вы.

6. Учитывать Групповую Динамику

Аналогично с предыдущим принципом этот необходимо использовать не только при составлении повестки совещания, но и при его проведении.

Согласно модели Брюса Такмана, любая команда проходит следующие фазы в своем развитии на пути к эффективной работе:

• Стадия Формирования (Forming) – команда только сформирована, еще никто не понимает, что друг от друга ждать и все присматриваются. Производительность есть, но она скорее определяется производительностью наиболее сильных членов команды.

• Конфликтная Стадия (Storming) – команда входит в этап «передел зон влияния». Особо сильные пытаются выделиться, застолбить свое право на влияние. Те, кто послабее, сваливают всю ответственность на сильных и «забиваются в угол». Производительность падает.

• Нормирующая Стадия (Norming) – «передел зон влияния» закончился. Люди притерлись и постепенно начинают повышать свою эффективность.

• Эффективная Взаимодействие (Performing) – команда вышла на продуктивную работу. Эффективность максимальная

Ровно такие же этапы применимы и к работе на встрече. Конечно, если вы проводите встречу с членами своего проекта, то первые этапы буду совсем короткие. А вот если все участники совещания малознакомые, то даже при позитивном изначальном настрое фазы будет заметно.

7. Активная координация встречи

Если вы организуете и ведете встречу, то ведите ее активно. Это не значит, что надо перебивать людей и обрывать на полуслове во имя регламента. Но вы должны следить за дискуссиями. В случае ухода в сторону – стараться переводить это в новую отдельную встречу. Также необходимо следить за групповой динамикой и групповым мышлением, чтобы у вас не получалось, что группа распадается или солируют самые громкие и авторитетные.

Я надеюсь, что описанные мной принципы позволят вам как значительно улучшить эффективность проведения совещаний, так и повысить качество участия в тех совещаниях, куда вас пригласили как участника.

Всем успехов!