Agile Life Planning: актуализация бэклога личных целей и задач

В рамках описания 2 предыдущих этапов Agile Life Planning было показано, как определить набор жизненных целей, а также сформировать список задач и шагов по их достижению. В данной статье разберем следующий этап Agile Life Planning. Его цель - обеспечить регулярный пересмотр данного списка, постоянную актуальность бэклога целей и задач. 



Что означает актуальный бэклог?

Обеспечить актуальность целей и задач, это значит:

1. следить за наличием в бэклоге всех требуемых и только действительно нужных задач;
2. выполнять оценку важности и срочности, расставлять приоритеты;
3. классифицировать и объединять связанные задачи в группы.

Решение всех этих задач очень сильно перекликается с таким инструментом Scrum, как Product Backlog Grooming. Grooming в Scrum – это регулярная встреча для «ухаживания» за бэклогом задач. В рамках этого мероприятия владелец продукта и команда должны убедиться, что все имеющиеся задачи действительно нужны, для них определен приоритет, а также детально проработана и декомпозирована та часть задач, разработка которых будет планироваться в ближайшие итерации.

Как применить Grooming для Agile Life Planning?

По аналогии с терминологией Scrum, этот этап № 3 можно назвать Life Backlog Grooming. Его цель - перетряхивание и вычищение списка жизненных целей и задач по их достижению. Итак, что же следует взять из Scrum, какие инструменты командной работы с бэклогом будут прмеинимы для актуализации личных целей:

1. Во-первых, это конечно же оценка и приоритезация задач в бэклоге. Как и в ИТ в персональном планировании также нужна общая карта движения с расставленными по очередности задачами и ориентирами по срокам.
2. Во-вторых, это добавление новых и удаление уже неактуальных целей и задач.
3. В-третьих, анализ взаимозависимостей между задачами и выделение связанных задач в проекты.

Далее посмотрим, как все это на регулярной основе можно выполнять на практике.

Организация Life Backlog Grooming

1. Регулярность анализ бэклога
Как и Grooming, в ИТ анализ актуальности личных целей и задач можно проводить или через определенные промежутки времени, или при возникновении необходимости. Лучше всего сочетать оба эти подхода: проводить Life Backlog Grooming как минимум раз в квартал (например, в конце квартала), но если в течение этого периода происходят какие-то важные изменения, то делать пересмотр бэклога раньше.

2. Добавление и удаление задач или целей из бэклога
Здесь стоит рассмотреть два этих процесса отдельно:

• Добавление новых целей. Если в наш план добавляется новая цель, то ее детали необходимо проработать, выполнив анализ, который описан на 2-м этапе Agile Life Planning. Далее декомпозированная на задачи цель или привычка встраивается в общую MindMap-карту.
• Удаление неактуальных целей. Если по какой-то причине цель потеряла свою важность или вообще стала неактуальной, то ее необходимо убрать из общей карты. Однако при этом важно проверить, нет ли каких-то зависимостей с другими целями и задачами, а если есть, то их тоже нужно проанализировать. Также стоит посмотреть на список задач удаляемой цели, возможно там найдутся интересные и ценные идеи, мысли и планы, которые стоит сохранить на будущее.

3. Классификация и приоритеты
Теперь распределим все цели и задачи на 3 группы:

• «Проекты» - задачи связанные между собой в рамках одной цели. В проекты будем объединять группы задач, связанных с достижением какой-то определенной достаточно масштабной и значимой целью. Каждая такая группа, это один проект и в рамках него содержится весь список связанных с ним дел, задач и условий.
• «Текущие задачи» - задачи на ближайший год. К этой группе относим все остальные подтвержденные, важные и актуальные задачи, у которых нет каких-то дополнительных взаимосвязей. Они будут формировать собой бэклог дел на ближайший год
• «Долгосрочные задачи» - задачи для будущего планирования:

• Во-первых, эта группа – общий бэклог целей и задач, реализация которых планируется не раньше, чем через год.
• Во-вторых, в эту группу попадут все цели и задачи, сроки выполнения по которым пока непонятны. Они не требуют решения в ближайшем будущем, и к ним можно будет вернуться позже, например, в процессе следующей итерации Life Backlog Grooming.
• Несмотря на то что «долгосрочные задачи» на данный момент не находятся в работе, вести этот список и периодически возвращаться к нему очень важно. Так можно в какой-то момент найти применение интересным идеям, увидеть возможность реализовать то, что раньше не получалось.

Нужны ли точные оценки задач?

Говоря про разделение задач на те, что пойдут в бэклог текущего года и остальные, долгосрочные, в первую очередь я имею в виду их приоритет и осуществимость. Конечно, важно делать хотя бы примерную оценку, чтобы понимать, хватит ли вообще на задачу года. Но, во-первых, если уж «хочется» решить задачу / достичь цель в ближайшем году и для этого есть все средства, то нужно думать, как это сделать и планировать ее. А во-вторых, в случае больших задач всегда поможет декомпозиция.
О том, как можно разбить большую задачу на составные части я подробно писал в статье «Agile in IT: 8 методов декомпозиции задач». Также, думаю, будут полезными методы индикативной оценки, которые позволят сравнить задачи между собой. Они описаны в статье «Agile in IT: 7 техник оценки задач».

Зачем все это нужно?

Подводя итог, хочу отметить, что регулярно выполняя такую актуализацию целей и задач, можно быстро навести порядок в бэклоге. Самое главное, Life Backlog Grooming позволяет увидеть общую картину происходящего, какие из целей актуальны на данный момент, что нужно запланировать и взять в работу в ближайшее время, а к чему можно вернуться позднее.
Ну а дальше необходимо тактическое и стратегическое планирование, определение что, когда и как реализовывать. Планированию и работе с задачами на ежедневной основе посвящен этап № 4 Agile Life Planning.

Продолжение следует.