Agile Life Planning: управление потоком задач

Цели этапа № 4 Agile Life Planning

Данный этап целиком и полностью посвящен регулярному планированию работы и выполнению задач на ежедневной основе. Если на предыдущих шагах Agile Life Planning фокус в основном был на общих целях, то теперь все внимание тому, как и когда делать конкретные шаги по их достижению. Фактически на данном этапе мы приходим к тайм-менеджменту и основные цели тут такие:

• Видеть все задачи (текущие и долгосрочные), понимать, что и когда следует делать;
• Иметь возможность отслеживать прогресс в выполнении задач, а значит и приближение к целям;
• Анализируя текущие тренды и скорость выполнения задач, строить прогнозы на будущее;
• Выявлять и отрабатывать взаимозависимости между задачами.

Уровни планирования и исходные данные

На планирование можно взглянуть с разных точек зрения:

• В плане срочности и масштаба можно выделить ежедневную «текучку» и стратегические длительные задачи.
• С точки зрения связанности задачи могут быть отдельными независимыми, а могут быть взаимосвязанными, составляющими единый проект.

На предыдущем этапе (этап № 3) работы с целями я уже писал, как провести анализ задач и сделать их классификацию по всем необходимым уровням и группам. Поэтому к данному шагу у нас уже есть список целей и задач, из которого ясно, что относится к текущим, что к долгосрочным задачам, понятно, какие задачи объединяются между собой в проекты. Теперь о том, как разобраться со всеми этими группами, построить простую и понятную структуру и организовать работу с задачами изо дня в день, шаг за шагом.


Как организовать планирование

В своей статье «Planning: метод работы со списком дел и текущими задачами» я подробно и с примерами разбирал свой вариант алгоритма работы со списком дел. Фактически данный метод – это результат синтеза нескольких подходов к тайм-менеджменту плюс мои собственные дополнения. Этот алгоритм универсален и отлично подойдет не только для повседневных дел, но и для работы со списком жизненных целей и задач. Ниже кратко опишу, как его применить для концепции Agile Life Planning.

1. Рабочий инструмент

В качестве основного рабочего инструмента предлагаю Microsoft OneNote. Это отличный электронный аналог бумажной записной книжки. Он прост и нагляден, как обычный блокнот требует минимум времени на его ведение. В то же время OneNote обладает хорошим набором функций для структурирования и быстрого поиска информации: вкладки, группы, тэги и ключевые слова.

Можно использовать и другое ПО или даже бумажный носитель. Главное, чтобы при выборе инструмента выполнялись условия:

• можно быстро добавлять новые задачи, делать заметки, создавать напоминания;
• все это удобно обрабатывать, сортировать и затем искать по определенным тегам/группам.

2. Как проводим первичное планирование

В первый раз все задачи, которые есть в списке после прохождения предыдущих этапов Agile Life Planning, разбиваем по группам согласно их типам и приоритетам. Создаем отдельные вкладки:

• «Задачи» для списка на ближайший год и всех новых поступающих задач;
• «Проекты» для связанных единой целью дел;
• «Долгосрочные» для того, что не требует реализации в ближайший год, и в качестве общего хранилища идей.

На вкладке «Задачи» можно выделить подгруппы для разных временных периодов (неделя, месяц, квартал) и оставить категорию для новых, еще не разобранных пунктов.

В «Проектах», очевидно, делаем подгруппы для каждого из проектов. Тут будут находиться общие долгосрочные и комплексные задачи, которые показывают общую структуру проекта. Конкретные действия по проекту, которые необходимо выполнить в ближайшее время, переносятся на вкладку «Задачи».

3. Последующие циклы планирования и работы 

Далее, когда все задачи из первичного списка уже распределены, важно добавлять в эту структуру новые задачи и включать их в работу. Это делается в циклах:

• Каждый день:
  
• В начале дня делаем обзор сегодняшнего списка:  что было перенесено, что является новым. Расставляем для себя тактические приоритеты, оцениваем как и когда будет целесообразнее выполнить каждый пункт. 
• Выполняются задачи текущего дня, выполненные стираются, невыполненные – отправляются в список следующего дня.
• Новые задачи, которые приходят в течение дня и не требуют немедленного решения, выписываются в общий список. В конце дня этот бэклог «Неразобранное» анализируется и распределяется по соответствующим группам и подгруппам в соответствии с типами и приоритетами, часть ненужных «задач» при этом может быть удалена.

• Раз в неделю:

• Формируем список на ближайшую неделю, для этого в первую очередь берем бэклог дел из списка «Следующая неделя». Далее добавляем в этот же список невыполненные на прошедшей неделе задачи, при этом обязательно анализируем причины, по которым что-то не было сделано.
• Просматриваем список задач из бэклога «Текущий месяц». То, что стало актуальным перемещаем, в планы на ближайшее время.

• Раз в месяц:

• В конце месяца необходимо провести обзор списка «Текущий год» и выбрать часть задач на следующий месяц. К этим задачам добавится и долг с прошлого периода, который нужно проверить на актуальность. Если что-то не было сделано за месяц, то, возможно, это вообще уже и не нужно. Неактуальные задачи можно удалить или перенести в «Долгосрочное», если они могут представлять ценность в будущем.

• Раз в год:

• Подводим итоги прошедшего года и формируем план для следующего. Для этого берем задачи из «Проектов» и раздела «Долгосрочное».
• Помимо формирования плана и списка задач важно сделать и анализ «идей», и провести оценку общих целей.