В продолжение моей статьи «Семь смертных грехов в подготовке презентации» хочется остановиться на таком аспекте подготовки презентации, как ясность вспомогательной информации, предоставляемой в формате слайдов. Как сделать так, чтобы подготовленные вами материалы для презентации отражали именно то, что вы хотите донести? Как сделать, чтобы участники презентации не зачитывались «интересной» информацией, отображаемой проектором, теряя вас из вида? Что помещать (или не помещать) на слайды, чтобы они не висели пестрыми обоями на заднем фоне?

Для ответа на эти и многие другие вопросы предлагаю пользоваться следующим набором правил - представленным алгоритмом, который позволит если и не избежать, то свести количество ошибок к минимуму. Постараюсь их привести в той последовательности, в которой они, на мой взгляд, являются наиболее подходящими к применению и в которой я использую их сам:

1. Проверка слайдов на соответствие структуры.

Начинать рекомендую со структуры. Помните, мы говорили о том, что работу по подготовке презентации необходимо начинать с подготовки структуры презентации? Так вот, каждый новый слайд должен попадать в презентационные материалы только после того, как прошел проверку на соответствие структуре. Можно задавать себе следующе вопросы, чтобы оценить, насколько правильно выделен тот или иной слайд:

• Какой пункт он покрывает?

• Что мы хотим показать или доказать с его помощью?

• Вся ли информация, расположенная на нем, относится действительно к одному пункту нашего плана презентации или уже цепляются какие-то смежные пункты?

• Логично ли то, что указано в презентации, смысловому содержанию, намеченному в этом пункте плана?

Все, что не ложится в структуру, не должно оставаться в презентации. Убираем без сожаления!

2. Разбитие слайдов на «подслайды».

Посмотрите, вся ли информация, отображаемая на слайде, «однородна». А именно не получается ли так, что у вас два-три вида разнородной информации. Например, таблица со значениями и список с перечислением, два списка, две разные таблицы и т.д. Почему так может получиться? Зачастую, мы описываем структуру презентации тезисно – что мы будем говорить в этом пункте. Одному тезису может соответствовать большой объем информации, который в процессе развертывания плана в презентацию выльется в 2-3, а иногда и большее количество слайдов. Ошибка происходит тогда, когда мы решаем отобразить всю информацию один в один в соответствии с планом, не глядя на количество различных видов информации, заложенных в один пункт плана.

Проверили? Исправили? Идем дальше…

3. Структурирование информации на слайде.

Хорошо! Слайд вписывается в ту структуру презентации, которую мы хотим получить. Он содержит «однородную» информацию, относящуюся именно к этой части вашего рассказа. Однако информация на этом этапе не всегда структурирована в должном объеме. Взгляните на слайд с точки зрения последовательности донесения информации.

Слайд отобразился проектором на стене. О чем вы будете в этот момент говорить? Вы будете продолжать мысль, начатую ранее, раскрывая глубже и глубже тему вашей презентации, или слайд открывается в ударный момент вашей речи? Вы начнете новую мысль, согласно вашей общей структуре, или зададите какой-то вопрос аудитории? В зависимости от ответов на эти вопросы необходимо выстраивать внутреннюю структуру. Как?

Давайте рассмотрим на примере. Предположим, я веду рассказ про то, что такое Storytelling. Я собрал на один слайд информацию, которую хочу рассказать.



Как вы видите – вся информация относится к теме слайда, но, когда мы читаем его последовательно, в голове появляется каша. и ощущение ясности не наступает. Давайте попробуем его структурировать.



Как мы провели структурирование?

• Первый пункт мы упразднили, так как это информация скорее для устного донесения. Тем более она пересекается с пунктом 3.

• Второй и четвертый пункты – это определения того, что такое сторителлинг. Поэтому мы их вынесем вперед и расположим рядом, немного оптимизируя текстовку (чтобы она была в общем стиле).

• Третий пункт – это дополнение к определению, поэтому оно немного отнесено ниже. В принципе, его тоже можно было вынести на проговаривание голосом.

Итак, скорректировали? Идем дальше!

4. Вынесение «лишнего» материала в «раздатку».

При подготовке презентации мы зачастую сталкиваемся со сложной информацией, которую невозможно упростить для показа на слайде, или с большим объемом информации, относящейся к теме в целом, но требующей длительного изучения. Единственным рациональным решением для использования такой информации в презентации является вынесение информации в раздаточный материал.

Однако и тут не все так просто. Раздаточный материал и хорош, и плох одновременно. Раздавая его в начале презентации, вы делаете своеобразный «спойлер» той информации, которую хотите донести. В целом, люди достаточно любознательны и поэтому, увидев на своем месте распечатанные листы бумаги, будут испытывать огромный соблазн их изучить. Если раздадите в конце, то есть большой риск, что это будет просто макулатура, которая пойдет в корзину.

Так когда же раздавать раздаточный материал? Я рекомендую следующий подход: в случае если это детальная информация, которую так или иначе необходимо озвучивать голосом в течение презентации (или, например, прорисовывать на слайдах), то раздавать дополнительные материалы лучше в конце. Это позволит вам зацепить людей на дальнейшее усвоение материала, потому что все равно останутся неясные моменты, которые захочется уточнить и освежить. Если же материал очень сложный для того, чтобы его проговаривать или рисовать вместе с аудиторией на доске, то тогда его необходимо раздавать в процессе самого рассказа. Конечно, необходимо делать скидку на размер аудитории и на качество самих раздаточных материалов.

5. Проверка на «Целесообразность» каждого слова.

Знаете, что такое Плеоназм и Тавтология? Скорее всего, что такое тавтология (масло масляное), многие из вас помнят со школы… А вот с понятием плеоназм могли и не сталкиваться.

Плеоназм – это оборот речи, в котором повторяются слова одинаковые или близкие по значению, например, сервисные услуги, срок отсрочки, молодой юноша, юный вундеркинд и прочие. Эти словосочетания используются в устной речи, особенно когда человек хочет подчеркнуть значимость. Кажется, что, сказав много слов, мы получим более весомую речь. На деле оказывается наоборот – чем больше слов, тем речь становится запутаннее. Аналогично можно сказать и про презентацию – много слов не способствуют лучшему восприятию информации. В идеале у вас должны остаться тезисы, которые отражают ключевые моменты, рассказываемые в презентации, легко сканируются взглядом, запоминаются и не отвлекают от вашего рассказа.

Возьмем для примера слайд из предыдущего списка и проведем оптимизацию слов.




6. Визуализация информации.

«Одна картинка стоит тысячи слов» – я думаю, эта истина знакома каждому. Все слова, которые можно заменить фотографией или рисунком, – меняем! Картинка визуализирует ту информацию, которая будет рассказана голосом. 

Например, следующий слайд со списком ситуаций, где работает Storytelling:





Можно преподнести в следующем виде:




Или, как вариант, совсем упрощенно, убрав надписи – рисунки говорят сами за себя, плюс мы еще голосом продублируем информацию:




Также в этом пункте необходимо сказать про добавление анимации на слайд, если есть такая возможность, попробуйте синхронизировать вашу речь с той информацией, которая появляется. Говорите фразу про обучение – открывается картинка про обучение, говорите про мотивацию – появляется картинка про мотивацию. Здесь хочется предостеречь от использования большого количества анимации, когда у вас каждые слово или фраза будут сопровождаться миганием чего-то на экране. Появляющийся блок информации, о котором вы будете говорить, должен висеть несколько минут.

7. Графическое форматирование информации.

Даже если информации осталось мало, и часть ее заменена графикой, ее все равно можно преподнести еще эффективнее.

Я вам предлагаю пользоваться следующими принципами отображения информации на экране в приложениях, которые используются в проектировании пользовательских интерфейсов. Эти принципы применимы и к презентациям.

Итак, начнем:

• Видимость отражает полезность

Сортируем информацию по приоритету. Та информация, которая наиболее важна, должна занимать центральное место на нашем слайде – взгляд в первую очередь должен цепляться за нее.

• Расположение информации на слайде

Отображение информации должно быть сделано в соответствии со следующими правилами:

• Чтение информации происходит слева направо и сверху вниз. Именно так у вас должно быть заложено основное направление просмотра информации… Особенно в ситуации, когда у вас нет анимации. В случае анимации вы вправе задавать собственное направление движения. Однако хочется предостеречь вас от использования хитрой анимации снизу справа и вверх влево… Это сильно противоречит нашим привычкам и может восприниматься негативно.
• Между элементами, расположенными на слайде презентации, должно быть достаточно пустого места, чтобы слайд презентации «дышал». Т.е. не должно быть скученности элементов, так как они усложняют восприятие.
• Выравнивание элементов должно быть на всех слайдах одинаковым. В случае если содержание каждого слайда имеет свое выравнивание, вся презентация будет восприниматься неряшливой и неготовой.

• Выбор шрифтов

Здесь, я думаю, надо ограничиться рекомендацией минимизировать количество шрифтов, включая их размеры, и следовать тому, что было сделано до вас. Если есть уже подготовленный шаблон презентации, то не вводите новые шрифты, а используйте те, которые уже есть в шаблоне. При этом неплохо было бы проверить шаблон на правильность, А именно то, что в шаблоне все слайды имеют одинаковые параметры набора шрифта: названия, размеры, начертание, отступы для каждого элемента на странице (Заголовок, содержание…).

• Привязка к сетке

Все элементы на слайде должны быть расположены в соответствии с выбранным количеством вертикальных колонок. При большом количестве информации ее также можно структурировать и по горизонтали. Рекомендую использовать 3-5 колоночную сетку. Она не перегружает экран количеством информации.

Приведу пару примеров использования этих правил.

Пример №1: Как происходит обработка голосовой информации, поступающей любому человеку.




Разберем его:

1. У нас трехколоночное расположение всех элементов. Это оптимальное количество. Размеры колонок выровнены.
2. Направление просмотра заложено слева направо, сверху вниз –мы входим в картинку синхронно со словом ИНФОРМАЦИЯ. Стрелки задают направление движения взгляда.
3. В центре расположен ключевой элемент – ухо, через которое проходит вся голосовая информация, поступающая в мозг.
4. Так как картинки мозга и уха находится в одной строке, то их размеры выровнены по высоте, как и все картинки.
5. Кроме заголовка нас нет текстовой информации, потому что она здесь не нужна по причине самодостаточности картинок, расположенных на слайде. Все, что требуется, дополняется голосом в процессе.

Скажу по секрету – этот слайд еще и анимированный, в нём все элементы появляются последовательно, тем самым поддерживая направление рассказа.

Пример №2: Что мы возьмем из подхода Сторителлинг в повседневное общение.




Разберем его:

1. Аналогичное трехколоночное расположение всех элементов.
2. Направление просмотра заложено сверху вниз. Направление слева направо здесь убрано по причине того, что мы движемся от центральной картинке к нижестоящим.
3. В центре расположен ключевой элемент – картинка, которая обозначает слово «сюжет».
4. Картинки на концах стрелок, выходящих из картинки «сюжет», выровнены по размерам и начинают восприниматься как элементы одной группы, отличной от самой картинки «сюжет».
5. Аналогично – текстовая информация здесь убрана, потому что является лишней. Чтение отвлекает от прослушивания.

Следование описанным выше правилам позволит вам значительно повысить качество вспомогательного материала для вашей презентации.

В завершение хочется дать еще один совет – пользуйтесь третьими лицами для сторонней оценки. Когда вы долго работаете над какой-то информацией, наступает момент «отупения» - нам кажется все очевидно, понятно и красиво. Именно в этот момент появляется ощутимый риск пропустить как небольшие неточности, так и важные детали (хотя важные детали к этому моменту уже должны быть все отточены). Привлечение для проверки слайдов человека, который не знаком с темой презентации или знаком отдаленно, позволит минимизировать эти риски. Эту технику можно и нужно использовать совместно с «холостым прогоном», когда вы рассказываете презентацию небольшому количеству людей, но уже в боевом режиме. Собирая фидбэки после этой псевдо-презентации, можно найти в материале много интересного. Приведу в пример всем известного Стива Джобса, одного из основателей и бессменного лидера Apple. Вспомните его презентации, отработанные и отлаженные, легкие и непринуждённые. Фактически это был уже второй, а то и третий прогон. Т.е. до того, как мы видели финальную презентацию, проводились тестовые прогоны, на которые собирались полные залы. Не пренебрегайте тренировками!

Всем спасибо за внимание,
И успехов!