;
Вадим Качуровский

Кому нужна Повестка: 7 принципов, позволяющих следовать изначальному плану

17.02.2020 2781
IBS Training Center Telegram
Подписывайтесь на наш канал в Telegram:
больше материалов экспертов, анонсы бесплатных вебинаров и задачки для IT-специалистов
Подписаться

На прошлой неделе я провел тренинг по эффективному проведение встреч и совещаний. И одним из вопросов, который был озвучен во время сбора ожиданий, был – «А как придерживаться изначальной Повестки встречи?». В процессе тренинга мы затронули многие аспекты ответа на этот вопрос. Но осталась какая-то недосказанность, нецелостность, и захотелось подвести итоги и сформулировать это все в одном месте.

Итак, в результате у меня получилось 7 ключевых принципов, соблюдая которые, вы будете всегда попадать в изначально запланированное время и обсуждать то, что хотите.

1. Иметь в наличии

Как это ни парадоксально звучит, но встречи без Повестки – это очень частые встречи – на мой взгляд, их более 60%. Для встречи Повестка – это план. План, говорящий о том, что вы хотите получить в итоге и что вы должны делать в процессе. Хотите куда-то прийти и чего-то достигнуть – нужен план. Иначе есть риск прийти не туда, куда хотели. Вспомните монолог из Алисы в стране чудес:

— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.

— Мне все равно — сказала Алиса.

— Тогда все равно куда и идти, — заметил Кот.

— Только бы попасть куда-нибудь, — пояснила Алиса.

— Куда-нибудь ты обязательно попадешь, — сказал Кот. — Нужно только достаточно долго идти.

Поэтому план (в нашем случае повестка) должен быть!

2. Высылать заранее

Итак, у вас есть Повестка встречи – вы молодцы! Вы хорошо подготовились, подумали, что хотели обсудить, полистали материалы. Но! Вы делаете встречу сами с собой или вы хотите застать врасплох присутствующих? Высылая Повестку за 5 минут до встречи или совсем не высылая, вы рискуете потратить часть встречи на понимание того, что вы хотите от людей. В результате может выясниться, что участники просто не готовы обсуждать вопросы с вами. При этом вам это может напрямую не озвучиться, а выльется в то, что встреча будет долгая, затянутая и в итоге – безрезультатная.

3. Иметь цель встречи

Возможно этот пункт надо было ставить первым - из цели начинает формироваться Повестка встречи. Однако, здесь мне хотелось сделать акцент на следующем:

  • Первое – цель должна быть сформулирована и зафиксирована в самой Повестке (в общем случае);

  • Второе – цель должна быть озвучена в начале встречи;

  • И третье - в процессе выступления вы, как организатор и ведущий, должны всегда держать ее в голове. Соответственно – все, что не способствует достижению локальной цели (в рамках вопроса) или глобальной (в рамках всей встречи), должно отсекаться.

4. Правильно составить

Мало иметь Повестку встречи в наличии . Надо еще правильно ее подготовить. И для этого необходимо придерживаться следующих правил:

  • Взять к обсуждению оптимальное количество вопросов. Золотое правило – чем меньше, тем лучше. Если у вас 10 вопросов, и все их надо обсудить за час, то скорее всего вы не уложитесь или пробежите по ним «Галопом по Европам», а в головах участников останется ощущение мешанины.

  • Проверить вопросы на соответствие цели встречи.

  • Расставить вопросы в правильной последовательности:

    • i. Легкие – в начало. Необходимо закладывать время на разогрев – об этом поговорим немного ниже.

    • ii. Закладывайте ритм – легкий, сложный, легкий, сложный. Не обязательно ритм должен быть именно такой. Но сам принцип чередования смены сложности пунктов к обсуждениюнадо учитывать. Сложные вопросы нагружают мышление. Если мы их соберем в одну кучу, то рискуем потерять эффективность просто из-за перегрузки. Также сложные вопросы, как правило, требуют больше времени обсуждения. Соответственно больше будет работы без видимого результата. А все мы знаем, что промежуточный результатзначительно повышает мотивацию длительной работы.

  • Заложить время на смену деятельности. Да, все мы знаем, что на переключение надо время. И это не только время перевода глаз на следующую строчку Повестки, но еще и на переключение мышления. Часто об этом забывают.

  • Заложить время на возможные отвлечения. Например, углубились в дебри обсуждения вопроса, пока возвращали всех обратно – время потеряно.

5. Минимизировать количество участников

Пункт, который сильно влияет как на подготовку, так и на процесс проведения совещания. Конечно, численность очень сильно зависит от типа проводимого совещания. Однако, в общем случае, для обсуждения проблемных вопросов рекомендуемая численность – до 5-7 человек. При дальнейшем росте  вам, как организатору, придется много времени уделять координации встречи, или она превратится в однонаправленный поток информации, где будут солировать пару-тройку человек, а то и только вы.

6. Учитывать Групповую Динамику

Аналогично с предыдущим принципом этот необходимо использовать не только при составлении повестки совещания, но и при его проведении.

Согласно модели Брюса Такмана, любая команда проходит следующие фазы в своем развитии на пути к эффективной работе:

  • Стадия Формирования (Forming) – команда только сформирована, еще никто не понимает, что друг от друга ждать и все присматриваются. Производительность есть, но она скорее определяется производительностью наиболее сильных членов команды.

  • Конфликтная Стадия (Storming) – команда входит в этап «передел зон влияния». Особо сильные пытаются выделиться, застолбить свое право на влияние. Те, кто послабее, сваливают всю ответственность на сильных и «забиваются в угол». Производительность падает.

  • Нормирующая Стадия (Norming) – «передел зон влияния» закончился. Люди притерлись и постепенно начинают повышать свою эффективность.

  • Эффективная Взаимодействие (Performing) – команда вышла на продуктивную работу. Эффективность максимальная

Ровно такие же этапы применимы и к работе на встрече. Конечно, если вы проводите встречу с членами своего проекта, то первые этапы буду совсем короткие. А вот если все участники совещания малознакомые, то даже при позитивном изначальном настрое фазы будет заметно.

7. Активная координация встречи

Если вы организуете и ведете встречу, то ведите ее активно. Это не значит, что надо перебивать людей и обрывать на полуслове во имя регламента. Но вы должны следить за дискуссиями. В случае ухода в сторону – стараться переводить это в новую отдельную встречу. Также необходимо следить за групповой динамикой и групповым мышлением, чтобы у вас не получалось, что группа распадается или солируют самые громкие и авторитетные.

Я надеюсь, что описанные мной принципы позволят вам как значительно улучшить эффективность проведения совещаний, так и повысить качество участия в тех совещаниях, куда вас пригласили как участника.

Всем успехов!


Расскажи друзьям:

Алла Ерохина
К пункту 2 "Высылать заранее повестку", действительно очень важно, так как наличие наглядных материалов поможет восприятию всеми участниками. Несмотря на то, что речь идёт о совещании, а не о презентации, повестка будет держаться в голове у всех участников и легче будет следовать намеченному плану обсуждения. Также возможно сразу же фиксировать договоренности по пунктам повестки.
ИмяЦитировать0
Комментировать
Как не пропустить самое интересное?
Подписывайтесь на наш ежемесячный дайджест!
Спасибо.
Вы подписаны на ежемесячный дайджест.
Пользователь только что записался на курс ""
Спасибо!
Форма отправлена успешно.