Регулярный менеджмент в ИТ-команде

Моя сегодняшняя заметка будет интересна людям, руководящим группами: будь то менеджеры проектов или руководители небольших групп, а также люди, которые стремятся попасть в управление.

Наверное, вы задумывались о том, почему у некоторых менеджеров все получается: сотрудники их понимают с первого раза, выполняют все поручения и приходят с предложениями, если что-то не получается, и так далее. А у другого, обладающего иногда такими же знаниями и навыками, всё идет вкривь и вкось. Кто-то из читателей скажет, что недостаточно харизмы или лидерских качеств, кто-то - что недостаточно опыта. И каждый будет по-своему прав. Человеку, обладающему харизмой, безусловно легче управлять людьми, а получая опыт – мы начинаем «предвидеть» многие события: нам проще увидеть, что замотивирует сотрудника на выполнение задачи, а где он может ошибиться, и лучше сразу постелить соломинку. Но сейчас разговор не о харизме и опыте. Да, с получением опыта понимание необходимости того, о чем я хочу поговорить, приходит само. Но если мы осознанно подойдем к формированию этих подходов в своей команде, то наша результативность как руководителя будет заведомо выше. Я хочу рассмотреть такой аспекта успешности менеджера, как выстраивание регулярного менеджмента.

Что такое регулярный менеджмент?

Регулярный менеджмент предполагает формализацию работы подчинённых и создание условий для осознанного выполнения необходимого количества управленческих воздействий. Иными словами, мы формулируем для своей команды/проекта/организации (нужное подчеркнуть) набор определенных принципов, транслируем их и, что самое главное, отслеживаем их выполнение и следуем им сами. Со временем они становятся неотъемлемой частью работы команды и уже используются на автомате. В процессе бывают нужны лишь незначительные корректировки, а также в случае встраивания нового сотрудника – привитие этих принципов.

Что это за принципы и что они дают в работе с командой? Давайте разберем простой, отвязанный от работы, кейс: мы выдаем задание ребенку помыть полы во всей квартире. Какие следующие шаги должен он предпринять? «Взять тряпку и вымыть», - скажете вы и допустите первую ошибку. Что же должен сделать сотрудник, а в нашем случае ребенок, перед выполнением? В первую очередь он должен подумать, а есть ли тряпка, а сколько нужно наливать воды в ведро, а где взять средства для мытья? Когда начинать мыть и к какому сроку необходимо закончить? И вся квартира включает в себя туалет и ванну или только комнаты и коридор? Таким образом мы получаем первый принцип:

Принцип № 1. Полученное задание должно быть проанализировано перед началом работы.

Предположим, что задание проанализировано, все устраивает, и ребенок может его выполнять. Дальше он приступает к выполнению. На сколько это задание должно быть выполнено? Ответ очевиден – на 100 %. Является ли пол вымытым, если грязно под стульями – нет, является ли пол вымытым, если вымыто только в комнатах и на кухне, а в ванне грязно – нет, не является! Можно возразить – в постановке не было деталей, однако сразу же наткнемся на нарушение Принципа № 1– вы проанализировали и сказали, что вам все понятно и можно приступать к работе… 

Итак,

Принцип № 2. Полученное задание должно быть выполнено на 100 %

Выполняя работу, ребенок выполняет незамысловатые и доступные по навыкам действия: мочит тряпку в ведре, отжимает, возит по полу и опять мочит в ведре. Но на пути встречаются всевозможные трудности – стол, на котором что-то поставлено и подвинуть его нельзя, по причине веса, или разбрызганный возле плиты жир, который только размазывается… Ребенок, сталкиваясь с такими трудностями, решает: «Ладно, домою пол и потом скажу родителям, что возле плиты отмыть не могу». Берет тряпку и продолжает отмывать остальной пол. Но тряпка испачкана жиром, и в результате весь пол покрывается жировой пленкой, которую потом отмывать очень трудно, да и перемывать весь пол придется заново. И здесь ребенок подталкивает нас к следующему принципу, который должен быть сформулирован:

Принцип № 3. О препятствиях к 100-процентному выполнению задания следует немедленно сообщить руководителю и всем заинтересованным лицам.

Иными словами, не надо ждать окончания уборки всего пола, потому как результат может быть неудовлетворительный – срыв сроков, недостаточное качество. Ну да ладно, ребенок у нас попался грамотный, столкнулся с тем, что пол возле плиты помыть не может, и сразу же прибежал к родителям с вопросом: «Что делать? Я не могу дальше мыть, потому что пол у плиты жирный и не отмывается». В целом он поступил правильно, но что бы он мог сделать, чтобы не перекладывать проблему на голову родителей, а именно не заставлять их отвлекаться от текущих дел и идти разбираться, что там мажется и почему. Он мог предложить варианты решения задачи, а именно сказать: «Мне нужно средство для пола, просто водой не отмывается, где можно взять». И это есть следующий принцип:

Принцип № 4. Предложение по решению проблемы предпочтительнее информации о ее возникновении.

Разобравшись с жирным полом у плиты, наш подопечный моет дальше. Домывает кухню и переходит к полу в коридоре. Опа! А там обувь стоит и тоже грязная – прям куски земли отваливаются.   «Ну ничего, - думает он, – дай-ка я и обувь помою». И не задумываясь перемывает ее в том же ведре. Родители, увидев грязную воду, начинают хвататься за сердце и удивляться, что вроде вот недавно пол мыли, а уже такой грязный. Но еще больше начинают расстраиваться, когда узнают, что папины модельные черные туфли вымыты вместе с мамиными бежевыми замшевыми сапогами в одной и той же воде. Даже если у родителей ангельское терпение, возмущений и расстройств не избежать. Что ж, вводим следующий принцип:

Принцип № 5. Расширенное толкование полученного задания не допускается.

Иными словами, получив задание вымыть пол, ребенок моет именно его: ни в лево, ни в право не отступает от того, какая задача оставлена. Вы скажете: «А как же проактивность и развитие сотрудников?». Отвечу: в случае если вы ставите целью развитие сотрудников, то необходимо и задачу ставить в том ключе, чтобы инициатива поощрялась. В идеале знаменитую фразу «Все, что не запрещено – то разрешено» изменяем на «Все, что не разрешено – то запрещено» и выстраиваем ее в этот принцип. Все неясные места в задании, которые непонятно, как реализовывать и нужно ли их вообще реализовывать, должны расцениваться как препятствия к выполнению и своевременно докладываться руководству.

Ну ладно. Ребенок оказался сообразительным и не стал мыть обувь, убрав ее в сторону на коврик и сообщил об этом «руководству». Моет дальше и в какой-то момент вспоминает, что родители говорили менять воду после каждой комнаты. Но подумав, решает: «Я же все равно помою все полы одним ведром – какая разница?», и продолжает мыть. В результате, когда остается помыть только полы в ванной комнате, вода начинает выглядеть, как лужа в деревне в период осенней распутицы. И этим фактом заинтересовывается «руководство» (мама или папа). Как следствие - «разбор полетов» и перемывание комнат чистой водой.  А все почему? Потому что ребенок еще не знал о следующем принципе:

Принцип № 6. Несогласие с параметрами задания или регламентами исполнения не может служить поводом для их игнорирования.

И вот наш многострадальный подчиненный, перемыв полы чистой водой в комнатах, подходит к ванной и говорит: «Давайте я позже помою полы в ванной комнате?». На что получает от родителей резонный вопрос: «Почему?». «Ну потому что я устал и до вечера еще время есть. Сейчас полежу, а потом помою». И начинается препирание: «Давай закончи сначала дело, а потом пойди полежи», а в ответ: «Ну вы же не говорили, что надо закончить прям сейчас, а надо просто помыть». Известная история? Что же мог сделать ребенок? Да, он знал, что в коридоре стоит еще грязная обувь, которую родители моют сами, и они это будут делать в ванной комнате. И не бывает такого, чтобы пол не был забрызган и его не протирали заново. Но вот вспомнить и сказать не смог. А ведь просто надо было привести этот аргумент – вы все равно забрызгаете пол, когда будете мыть обувь. С большой вероятностью этот аргумент бы сработал.

Итак, принцип 7 - заключительный:

Принцип № 7. Факты и аргументация предпочтительнее мнения.

На этом мы заканчиваем рассмотрение основных 7 принципов. Чтобы у вас не осталось недосказанности, закончу историю и скажу, что ребенок благополучно помыл полы и все были счастливы. Возможно сторонники правильного воспитания и развития детей сейчас начнут в меня бросать камни и говорить, что с детьми так нельзя, их надо поддерживать и нельзя ругать. Надо поддерживать их во всем, чтобы они проявляли инициативу и пр. Не буду спорить. Цель была не научить вас воспитывать детей, а на наглядном примере показать, как должна быть построена работа с подчиненными, и что такое «принципы регулярного менеджмента».

Я надеюсь, что у меня получилось это сделать. А как внедрить принципы регулярного менеджмента – это тема отдельного разговора.

Всем успехов!