Сегодня предлагаю поговорить о секретах коммуникации при «работе из дома».
Последние полгода приоритет отдается именно таком режиму работы. В каких-то компаниях это носит рекомендательный характер, а в каких-то обязательный. Так или иначе это достаточно сильно влияет на взаимодействие, и зачастую скорость и качество этого взаимодействия изменяется далеко не в лучшую сторону. Все, о чем я буду говорить ниже, основано на моем опыте и опыте и коллег. Я постарался собрать советы и рекомендации, которые в идеале должны соблюдаться обеими сторонами. Ведь, как мы знаем, в любой коммуникации всегда, как минимум, две стороны.
Итак, 5 секретов коммуникации, которые позволят вам быть более эффективными при ежедневной работе:
1. Будьте «на связи»
При работе в офисе, если нужно что-то срочно решить, вас всегда можно найти– настольный телефон или подойти лично. В крайнем случае, если вас ищет коллега из другого офиса, он может позвонить вашему соседу и попросить перезвонить, как вы появитесь на месте или освободитесь.
Но в случае удаленной работы - мессенджеры наше все. У меня на компьютере стоит 7 различных мессенджеров, не учитывая почтового клиента. Аналогично на телефоне. Часть мессенджеров –корпоративные и используются внутри компании, часть – для связи с заказчиками. Да, можно сказать, что я доступен 24/7, и это плохо. Однако это не значит, что я должен «подрываться» в свои выходные и отвечать по первому сообщению, если у нас не было договоренности заранее об этом. Это уже бизнес-этикет.
Более того, быть на связи это значит не только возможность до вас достучаться – это еще и своевременная реакция на получаемые сообщения. Если вам нечего сейчас ответить, или ответ требует большего времени/отвлечения от текущих задач – ответьте, что работаете над этим вопросом и обозначьте, когда сможете вернуться с ответом.
2. Встречи с видео
Возьмите себе за правило включать камеру, когда общаетесь в zoom. Постоянная удаленная работа способствует тому, что мы начинаем воспринимать людей как черные квадраты, а в лучшем случае как говорящие фотографии. Реже общаемся и дичаем… :)
Мы с коллегами-менеджерами проводили эксперимент по проведению интервью-офферов о приеме на работу. Часть проводили с видео, а часть – без видео. При этом не важно, включал интервьюируемый видео или нет, наше всегда было включено. Так вот, количество принятых офферов по работе в случае с включённым видео было выше, чем с выключенным. Т.е. люди доверяют больше, когда видят лица и живых людей, а не черные говорящие квадраты.
Какие могут быть исключения из этого правила:
- Встречи с заказчиком где у вас де-факто договоренность быть без камер;
-
Митинги, на которых основное – это трансляция экрана, и все должны быть сфокусированы именно на том, что показывают, а не кто показывает. Обычно это встречи, на которых проясняются технические моменты.
3. Подготовьте рабочее место
При работе из дома мы часто работаем с домашних компьютеров, на рабочих столах которых находятся котики, прикольные фотографии, файлы с интригующими названиями и прочее. И даже если мы используем рабочий ноутбук, при постоянной работе на нем на столе могут появляться всевозможные папки с фотографиями, странно названными файлами и так далее.
На встречах, при демонстрации рабочих материалов, находящихся у вас на компьютере, мы стараемся пользоваться режимом показа только требуемого приложения. Однако иногда проще показать весь рабочий стол и переходить быстро между приложениями.
Поэтому,
-
Очистите рабочий стол от лишних папок и файлов со «смешными и непонятными названиями»;
-
Закройте папки с тем контентом, который вы бы не хотели, чтобы видели другие;
-
Закройте папки Браузера с личным контентом.
4. Готовьтесь к встречам
Когда мы работаем в офисе и встречаемся Face to Face, то по большей части соблюдаем правило подготовки: приходя в переговорную комнату, у нас не будет возможности «подсмотреть, чтобы никто не видел» и, поэтому, мы готовим распечатки или файлы на компьютер. Работая же из дома, мы считаем, что можем что-то успеть на ходу посмотреть на экране – все равно никто не видит – и пренебрегаем этим правилом.
Еще один аргумент в пользу подготовки: при личных встречах у нас гораздо больше вероятность повысить качество коммуникации, так как присутствует невербальная составляющая. В случае удаленной коммуникации – ее нет (или сильно сокращена). Как следствие, на первый план выходят требования к качеству сообщения.
5. Организуйте коммуникационную среду
Для вас не будет секретом, если я скажу, что мы имеем по сути два канала коммуникации при удаленной работе: устный и письменный. Устный – это телефонные звонки, общение по Zoom и прочие аудио-каналы коммуникации. Письменный – это несколько мессенджеров и почтовый клиент. Канал визуального общения по сути сокращен до митингов с видео в Zoom, что сильно накладывает отпечаток на личное взаимодействие.
При работе из офиса и наличии возможности подойти и спросить человека лично, коммуникация проходит достаточно эффективно. При удаленной работе появляются дополнительные средства связи, и правильная организация работы с ними выходит на первый план:
-
Запишите ВСЕ контактные телефоны тех, с кем вы должны взаимодействовать: команда, менеджмент;
-
На первых встречах с заказчиками сразу же договоритесь, какими мессенджерами будете пользоваться, и установите эти мессенджеры. Следите, чтобы эти мессенджеры были у вас включены и работали корректно (нотификации приходили). В идеале, чтобы для этих мессенджеров были телефонные аналоги.
-
Выберите мессенджер для командной работы. Если вы руководитель команды – добейтесь, чтобы этот мессенджер использовался всеми членами команды и был всегда включен.
-
Пользуйтесь корпоративными мессенджерами. Здесь хочется заострить внимание на том, что зачастую сотрудники ограничивают себя рамками проекта и пользуются только тем, что принято в проекте. Например, «Мы в проекте используем Телеграмм, и поэтому я Skype for Business не включаю». Этот подход резко сужает возможности вас найти при необходимости. Пусть вы ими не пользуетесььактивно в проекте, но они должны быть запущены.
-
Настройте в почтовом клиенте правила сортировки и упорядочивания писем, чтобы их не терять.
Подводя итоги, хочу сказать, что все подходы к коммуникации, обозначенные выше, доказали свою эффективность на практике.
Пользуйтесь и дополняйте их своими рекоммендациями.
Всем успехов!