Семь смертных грехов при подготовке презентации

В последнее время очень часто сталкиваюсь с различного вида презентациями, как в качестве консультанта при подготовке, так и в качестве слушателя. Вывод, который напрашивается, – умение готовить и проводить презентации совершенно не зависит от позиции, на которой находится человек: менеджер или рядовой сотрудник, аналитик, работающий с заказчиком, или тимлид, работающий только с командой. Все наступают на одни и те же грабли. При этом наступают даже те люди, которые «по долгу службы» должны уметь готовить и проводить презентации. Сегодня я предлагаю остановиться по большей части на процессе подготовки к презентации: на семи основных правилах, которые люди нарушают при ее составлении. Также я постараюсь дать краткие рекомендации, как это можно избежать. Итак, начнем.


1. Нет цели презентации

С чего начинается любая работа? Нет не с плана! Еще раньше? Правильно! Она начинается с цели, которую ставит перед собой человек. В целом постановка цели – это отдельная и достаточно интересная тема, о которой написано немало книг и можно говорить достаточно долго. Здесь я остановлюсь только на том аспекте целеполагания, который нам поможет при подготовке самой презентации. Перед тем, как вы начнете подготовку задумайтесь – зачем вы ее делаете, что хотите с помощью этой презентации донести до вашего зрителя? Что-то «продать», кого-то привлечь или кого-то убедить в чем-то. Если «продать», то какие конкурентные преимущества будете показывать  (продать я намеренно беру в кавычки, так как в данном случае под продажей я понимаю процесс донесения плюсов или минусов того, что вы презентуете)? Если кого-то привлечь, то в чем суть вашего предложения? Если убедить, то в чем? 

В идеале должна быть цель одна. Однако в общем виде их может быть и несколько. Главное, чтобы они были релевантны. Систематизации в процессе обдумывания целей помогают ответы на дополнительные вопросы. Сначала необходимо выделить ключевую, а остальные цели «пораскачивать» вопросами вида «Как та или иная цель поможет мне в достижении ключевой цели?», «Как я могу достигнуть ключевой цели, не реализуя дополнительную подцель?». Те цели, которые не будут релевантны, надо без жалости отметать. Почитав мои рекомендации, вы можете возразить, что я путаю понятие целей и пунктов структуры презентации. И да, и нет.  В теории сбора требований есть такое понятие, как «What versus How dilemma» (ЧТО супротив КАК). Это значит, что требования, которые озвучивает заказчик, всегда говорят (отвечают) нам о том, ЧТО он хочет, а наша ответственность  - это ответить, КАК мы будем это реализовывать. Иными словами, хорошо сформулированные цели отвечают на вопрос «Чего я хочу добиться». А структура презентации будет отвечать на вопрос «Как?» или «Какими способами я буду это делать?».  С целями разобрались? Идем дальше.


2. Ошибочное восприятие презентации как PTT-документа

Помните, что презентация, это не только и не столько сам PPT-документ, сколько процесс передачи информации. Документ же – это только вспомогательный инструмент, который позволяет нам сделать передачу информации эффективнее. При этом если презентация Face to Face, то не обязательно документ будет этим инструментом. Это может быть и доска, и раздаточные материалы. Все зависит от того, какой инструмент в данный момент эффективнее. 

Достаточно часто люди не совсем корректно воспринимают слова руководителя «Необходимо сделать презентацию предложения» (или терминология искажена руководителями намеренно) и начинают готовить PPT-документ как основу презентации, базу, которую потом можно зачитывать, отдавать, показывать. Кажется, какая разница? А разница есть и очень большая. Когда мы начинаем сразу себя загонять в рамки и сужать нашу область мышления PPT-документом, то мы не видим те возможности для донесения информации, которые есть вокруг нас. Также мы делаем больше упор на информационную составляющую, нежели на презентационную составляющую. Мы забываем о том, что презентация, это, если хотите, «шоу», на котором вы продаете ваши товары, мысли, идеи… В противном случае, почему бы не написать книжку или, например, статью и отдать ее целевой аудитории? 
 

3. Нет структуры презентации

С чего часто начинают подготовку презентации? Как не парадоксально звучит ответ на этот вопрос, но начинают ее часто с наброски слайдов в PPT (следствие предыдущего пункта). Таким образом, не видя общей картины, сразу ограничивают себя техническим средством и углубляются в детали. Начинать же надо с чистого белого листа. Почему я настоятельно рекомендую использовать именно один лист бумаги – это наглядность и возможность видеть всю структуру на одной странице. Информация должна быть отображена вся, но в сжатом виде. При этом в процессе накидывания структуры сразу уделяйте внимание последовательности донесения – помните о законе композиции и распределяйте информацию в соответствии с ним. Применительно к презентации этот закон говорит о логике подачи информации:  вступление, основная часть, кульминация и заключение. Т.е. начинаем мы с актуализации проблемы, зачем мы ее подняли (о чем будем говорить, почему и пр.). Затем мы говорим о деталях решения проблемы, при этом эмоциональный фон должен нарастать. Кульминация и заключение – это собственно призыв к действию и детали, как надо действовать. Если сразу не получится накидывать все пункты в структуру, записывайте их в любой последовательности и делайте сортировку после.

И еще одна подсказка, как получить внятную структуру. Выше мы говорили о целях и «What versus How dilemma»? Так вот мы имеем уже сформулированные цели, а теперь мы берем и отвечаем на вопрос – как мы будем эти цели достигать? Аналогично мы используем цели для проверки полученной структуры – нет ли у нас чего-то, что не покрыто целями. 


4. Попытка уложить в PPT-слайды всю информацию, которая есть в голове / тексте / файловой системе компьютера

Когда люди знают много по теме подготавливаемой презентации, то они не хотят ничего потерять и, как результат, в полном объеме вываливают всю эту информацию на слайды. В результате презентация становится кладовой знаний данного выступающего. Это не плохо, если выступающий хочет сохранить информацию для себя в таком формате, но использовать этот документ в процессе выступления для слушателей вредно. Видя такое большое количество интересной (или не очень) информации, слушатели воображают себя исследователями и увлекаются разбором слайдов, вместо того чтобы общаться с выступающим и внимать его речам. Особенности нашего мозга – мы либо внимательно слушаем, либо читаем. При попытке делать два дела одновременно получаются плохо оба. Также стоит помнить, что у каждого человека своя репрезентативная система – у кого-то лучше развит визуальный канал, у кого-то кинетический, у кого-то аудиальный. В идеале если презентация (сам процесс и визуальные материалы) «бьет» по всем трем каналам, а не перегружает какой-то один избыточной информацией. В случае когда у вас перегружены материалы для визуального канала, вы будете терять людей, у которых он развит сильнее.

Как бороться с этим? На выручку придут принципы «Бритва Оккама» или «KISS» (Keep It Short and Simple), которые гласят о том, что не надо множить сущности без необходимости. Идеально – одной мысли один слайд. Также необходимо уделять внимание оптимизации формы представления информации находящейся на слайдах. Но это тема заслуживает отдельного разговора.


5. Подготовка слайдов разными людьми и не приведение к общему знаменателю

Достаточно часто встречаются ситуации, когда одну презентацию готовят разные люди. Например, руководителю необходимо провести презентацию заказчику по своему отделу и он попросил каждого руководителя направления подготовить пару слайдов про свои задачи и зоны ответственности. В результате руководитель получает ворох двухслайдных презентации, собирает их копированием в одну и затем выступает перед заказчиком с полученной «мешаниной». Способствует ли это поднятию авторитета специалиста, представляющего серьезную компанию? Вряд ли.


6. Попытка сделать PPT-презентацию, как в качестве вспомогательного материала, так и в качестве раздаточного материала 

Одна из разновидностей ошибки «Попытка уложить в PPT-слайды всю информацию, которая есть в голове / тексте / файловой системе компьютера». «Как бы так сделать, чтобы люди после презентации еще и могли сами ознакомиться с теми аспектами, которые могли быть пропущены в процессе презентации?» - задают себе вопросы, выступающие при подготовке, и напихивают в слайды всю информацию, которую только можно. Это попытка сделать материал одновременно и раздаточным материалом. При этом попытка безуспешная, поскольку мы имеем две абсолютно противоположные цели – минимизация информации на экране проектора и максимизация необходимой информации в раздатке. Вывод – хотите и нуждаетесь в раздаточном материале  – делайте дополнительный раздаточный материал.


7. Незнание материала презентации

Очень сильно эта проблема проявляется непосредственно в процессе выступления. Как часто вы видите людей, ведущих презентацию стоя к вам вполоборота и читая то, что появляется на слайде? Мне достаточно часто. При этом это не краткие 2-3 взгляда на слайд в течение всего рассказа, а прям методичное зачитывание всех пунктов с периодическим поворотом головы к слушателям. И получается, что именно к слушателям (или читателям), потому как работать с аудиторией у оратора уже не получается. Да и самим участниками уже сложно его слушать и вся презентация становится коллективными чтениями. Я допускаю, что в некоторых случаях занятость и уровень ответственности выступающего находится на уровне президента страны. Но как часто вам встречаются такие кейсы?



Я не буду сейчас рассматривать непосредственно процесс выступления, иначе количество «смертных грехов» может стремительно вырасти.

В завершение хочется привести пример одного из запросов на тренинг по эффективной подготовке презентации от стороннего заказчика. В запросе было указано (дословно): «нам нужно научиться делать презентации, потому что руководство требует отчетов в формате PPT». Возникает вопрос – а может быть не то средство отчетности выбрано и надо не учиться делать презентации, а перестраивать всю структуру отчетности в подразделении. Если же мы говорим о презентациях, то давайте учиться именно презентациям.