2 ноября 2017 3579
В последнее время очень часто сталкиваюсь с различного вида презентациями, как в качестве консультанта при подготовке, так и в качестве слушателя... Все наступают на одни и те же грабли. При этом наступают даже те люди, которые «по долгу службы» должны уметь готовить и проводить презентации. Сегодня я предлагаю остановиться по большей части на процессе подготовки к презентации: на семи основных правилах, которые люди нарушают при ее составлении. Также постараюсь дать краткие рекомендации, как это можно избежать.
В последнее время очень часто сталкиваюсь с различного вида презентациями, как в качестве консультанта при подготовке, так и в качестве слушателя. Вывод, который напрашивается, – умение готовить и проводить презентации совершенно не зависит от позиции, на которой находится человек: менеджер или рядовой сотрудник, аналитик, работающий с заказчиком, или тимлид, работающий только с командой. Все наступают на одни и те же грабли. При этом наступают даже те люди, которые «по долгу службы» должны уметь готовить и проводить презентации. Сегодня я предлагаю остановиться по большей части на процессе подготовки к презентации: на семи основных правилах, которые люди нарушают при ее составлении. Также я постараюсь дать краткие рекомендации, как это можно избежать. Итак, начнем.


1. Нет цели презентации

С чего начинается любая работа? Нет не с плана! Еще раньше? Правильно! Она начинается с цели, которую ставит перед собой человек. В целом постановка цели – это отдельная и достаточно интересная тема, о которой написано немало книг и можно говорить достаточно долго. Здесь я остановлюсь только на том аспекте целеполагания, который нам поможет при подготовке самой презентации. Перед тем, как вы начнете подготовку задумайтесь – зачем вы ее делаете, что хотите с помощью этой презентации донести до вашего зрителя? Что-то «продать», кого-то привлечь или кого-то убедить в чем-то. Если «продать», то какие конкурентные преимущества будете показывать  (продать я намеренно беру в кавычки, так как в данном случае под продажей я понимаю процесс донесения плюсов или минусов того, что вы презентуете)? Если кого-то привлечь, то в чем суть вашего предложения? Если убедить, то в чем? 

В идеале должна быть цель одна. Однако в общем виде их может быть и несколько. Главное, чтобы они были релевантны. Систематизации в процессе обдумывания целей помогают ответы на дополнительные вопросы. Сначала необходимо выделить ключевую, а остальные цели «пораскачивать» вопросами вида «Как та или иная цель поможет мне в достижении ключевой цели?», «Как я могу достигнуть ключевой цели, не реализуя дополнительную подцель?». Те цели, которые не будут релевантны, надо без жалости отметать. Почитав мои рекомендации, вы можете возразить, что я путаю понятие целей и пунктов структуры презентации. И да, и нет.  В теории сбора требований есть такое понятие, как «What versus How dilemma» (ЧТО супротив КАК). Это значит, что требования, которые озвучивает заказчик, всегда говорят (отвечают) нам о том, ЧТО он хочет, а наша ответственность  - это ответить, КАК мы будем это реализовывать. Иными словами, хорошо сформулированные цели отвечают на вопрос «Чего я хочу добиться». А структура презентации будет отвечать на вопрос «Как?» или «Какими способами я буду это делать?».  С целями разобрались? Идем дальше.


2. Ошибочное восприятие презентации как PTT-документа

Помните, что презентация, это не только и не столько сам PPT-документ, сколько процесс передачи информации. Документ же – это только вспомогательный инструмент, который позволяет нам сделать передачу информации эффективнее. При этом если презентация Face to Face, то не обязательно документ будет этим инструментом. Это может быть и доска, и раздаточные материалы. Все зависит от того, какой инструмент в данный момент эффективнее. 

Достаточно часто люди не совсем корректно воспринимают слова руководителя «Необходимо сделать презентацию предложения» (или терминология искажена руководителями намеренно) и начинают готовить PPT-документ как основу презентации, базу, которую потом можно зачитывать, отдавать, показывать. Кажется, какая разница? А разница есть и очень большая. Когда мы начинаем сразу себя загонять в рамки и сужать нашу область мышления PPT-документом, то мы не видим те возможности для донесения информации, которые есть вокруг нас. Также мы делаем больше упор на информационную составляющую, нежели на презентационную составляющую. Мы забываем о том, что презентация, это, если хотите, «шоу», на котором вы продаете ваши товары, мысли, идеи… В противном случае, почему бы не написать книжку или, например, статью и отдать ее целевой аудитории? 
 

3. Нет структуры презентации

С чего часто начинают подготовку презентации? Как не парадоксально звучит ответ на этот вопрос, но начинают ее часто с наброски слайдов в PPT (следствие предыдущего пункта). Таким образом, не видя общей картины, сразу ограничивают себя техническим средством и углубляются в детали. Начинать же надо с чистого белого листа. Почему я настоятельно рекомендую использовать именно один лист бумаги – это наглядность и возможность видеть всю структуру на одной странице. Информация должна быть отображена вся, но в сжатом виде. При этом в процессе накидывания структуры сразу уделяйте внимание последовательности донесения – помните о законе композиции и распределяйте информацию в соответствии с ним. Применительно к презентации этот закон говорит о логике подачи информации:  вступление, основная часть, кульминация и заключение. Т.е. начинаем мы с актуализации проблемы, зачем мы ее подняли (о чем будем говорить, почему и пр.). Затем мы говорим о деталях решения проблемы, при этом эмоциональный фон должен нарастать. Кульминация и заключение – это собственно призыв к действию и детали, как надо действовать. Если сразу не получится накидывать все пункты в структуру, записывайте их в любой последовательности и делайте сортировку после.

И еще одна подсказка, как получить внятную структуру. Выше мы говорили о целях и «What versus How dilemma»? Так вот мы имеем уже сформулированные цели, а теперь мы берем и отвечаем на вопрос – как мы будем эти цели достигать? Аналогично мы используем цели для проверки полученной структуры – нет ли у нас чего-то, что не покрыто целями. 


4. Попытка уложить в PPT-слайды всю информацию, которая есть в голове / тексте / файловой системе компьютера

Когда люди знают много по теме подготавливаемой презентации, то они не хотят ничего потерять и, как результат, в полном объеме вываливают всю эту информацию на слайды. В результате презентация становится кладовой знаний данного выступающего. Это не плохо, если выступающий хочет сохранить информацию для себя в таком формате, но использовать этот документ в процессе выступления для слушателей вредно. Видя такое большое количество интересной (или не очень) информации, слушатели воображают себя исследователями и увлекаются разбором слайдов, вместо того чтобы общаться с выступающим и внимать его речам. Особенности нашего мозга – мы либо внимательно слушаем, либо читаем. При попытке делать два дела одновременно получаются плохо оба. Также стоит помнить, что у каждого человека своя репрезентативная система – у кого-то лучше развит визуальный канал, у кого-то кинетический, у кого-то аудиальный. В идеале если презентация (сам процесс и визуальные материалы) «бьет» по всем трем каналам, а не перегружает какой-то один избыточной информацией. В случае когда у вас перегружены материалы для визуального канала, вы будете терять людей, у которых он развит сильнее.

Как бороться с этим? На выручку придут принципы «Бритва Оккама» или «KISS» (Keep It Short and Simple), которые гласят о том, что не надо множить сущности без необходимости. Идеально – одной мысли один слайд. Также необходимо уделять внимание оптимизации формы представления информации находящейся на слайдах. Но это тема заслуживает отдельного разговора.


5. Подготовка слайдов разными людьми и не приведение к общему знаменателю

Достаточно часто встречаются ситуации, когда одну презентацию готовят разные люди. Например, руководителю необходимо провести презентацию заказчику по своему отделу и он попросил каждого руководителя направления подготовить пару слайдов про свои задачи и зоны ответственности. В результате руководитель получает ворох двухслайдных презентации, собирает их копированием в одну и затем выступает перед заказчиком с полученной «мешаниной». Способствует ли это поднятию авторитета специалиста, представляющего серьезную компанию? Вряд ли.


6. Попытка сделать PPT-презентацию, как в качестве вспомогательного материала, так и в качестве раздаточного материала 

Одна из разновидностей ошибки «Попытка уложить в PPT-слайды всю информацию, которая есть в голове / тексте / файловой системе компьютера». «Как бы так сделать, чтобы люди после презентации еще и могли сами ознакомиться с теми аспектами, которые могли быть пропущены в процессе презентации?» - задают себе вопросы, выступающие при подготовке, и напихивают в слайды всю информацию, которую только можно. Это попытка сделать материал одновременно и раздаточным материалом. При этом попытка безуспешная, поскольку мы имеем две абсолютно противоположные цели – минимизация информации на экране проектора и максимизация необходимой информации в раздатке. Вывод – хотите и нуждаетесь в раздаточном материале  – делайте дополнительный раздаточный материал.


7. Незнание материала презентации

Очень сильно эта проблема проявляется непосредственно в процессе выступления. Как часто вы видите людей, ведущих презентацию стоя к вам вполоборота и читая то, что появляется на слайде? Мне достаточно часто. При этом это не краткие 2-3 взгляда на слайд в течение всего рассказа, а прям методичное зачитывание всех пунктов с периодическим поворотом головы к слушателям. И получается, что именно к слушателям (или читателям), потому как работать с аудиторией у оратора уже не получается. Да и самим участниками уже сложно его слушать и вся презентация становится коллективными чтениями. Я допускаю, что в некоторых случаях занятость и уровень ответственности выступающего находится на уровне президента страны. Но как часто вам встречаются такие кейсы?



Я не буду сейчас рассматривать непосредственно процесс выступления, иначе количество «смертных грехов» может стремительно вырасти.

В завершение хочется привести пример одного из запросов на тренинг по эффективной подготовке презентации от стороннего заказчика. В запросе было указано (дословно): «нам нужно научиться делать презентации, потому что руководство требует отчетов в формате PPT». Возникает вопрос – а может быть не то средство отчетности выбрано и надо не учиться делать презентации, а перестраивать всю структуру отчетности в подразделении. Если же мы говорим о презентациях, то давайте учиться именно презентациям.

presentation1-1200x681.jpg

Последние статьи в блоге

В Учебном центре IBS планируется запуск курсов по продуктам TData

Читайте о стратегическом соглашении TData и IBS и наших новых курсах

11 июня 2025

Компетенции бизнес-аналитиков: Junior и Middle в сравнении

В условиях динамично развивающейся ИТ-индустрии важно чётко понимать, какие навыки и знания необходимы для успешной работы на каждом этапе карьерного пути. Сегодня обсудим разницу в компетенциях ИТ бизнес-аналитиков уровней Junior и Middle. Если вы только начинаете свой путь в ИТ бизнес-анализе или, наоборот, уже обладаете некоторым опытом, этот материал поможет вам понять, какие навыки необходимы на каждом уровне и как развиваться дальше.

Новости
05 июня 2025

Лимит на сбои. Как понять, что система перегружена, а не просто плохо сделана?

Оценить производительность системы непросто, а контролировать еще сложнее. Как сделать так, чтобы внедряемая или уже эксплуатируемая система справлялась с нагрузками? Можно ли в этом вопросе полностью положиться на разработчиков ПО или вендоров? И кто в итоге будет отвечать за все простои системы? Рассказывает Николай Марченко, директор отделения нагрузочного тестирования компании IBS. Начать следует с того, что разбираться с последствиями возможных сбоев в любом случае придется тем, кто работает непосредственно с системой. Поэтому о вопросах производительности лучше задуматься еще на этапе внедрения.

Новости
03 июня 2025

Кто такой аналитик 1С?

Аналитик 1С — это специалист, который занимается оптимизацией бизнес-процессов с использованием программного обеспечения 1С. Его задача — анализировать существующие процессы, выявлять недостатки и разрабатывать решения для повышения эффективности. Аналитик переводит бизнес-требования в технические задания для разработчиков, становясь мостом между пользователями и ИТ-отделом. Эта роль требует как технических знаний, так и навыков коммуникации, что позволяет вносить значительный вклад в развитие компании и улучшение её конкурентоспособности.

Новости
28 мая 2025

Разбор задачи: UML-диаграмма классов для системы регистрации на курсы

Несколько дней назад мы предложили вам решить задачу — спроектировать диаграмму классов для системы регистрации студентов на учебные курсы в университете. Сегодня публикуем один из возможных вариантов решения. Сравните его с вашим и оцените, какие элементы вы отразили верно, а где можно усилить проработку.

22 мая 2025

Бизнес-аналитик и системный аналитик в ИТ: кто есть кто и в чем разница

Современные ИТ-проекты — будь то корпоративные решения, мобильные приложения или интеграционные платформы — требуют точного понимания как бизнес-целей, так и технических ограничений. На пересечении этих задач появляются две ключевые роли: бизнес-аналитик (БА) и системный аналитик (СА). Несмотря на схожесть направлений деятельности, эти специалисты действуют на разных уровнях и выполняют разные функции. Рассмотрим, кто они, каковы их зоны ответственности, чем они похожи, а чем принципиально отличаются.

21 мая 2025

5 распространенных ошибок в работе системных аналитиков

Ошибки системных аналитиков редко видны сразу, но последствия могут быть весьма заметными. Срыв сроков, недовольство заказчика, бесконечные правки требований, ощущение, что проект «расползается» — это часто не проблема менеджмента, а не выявленные вовремя аналитические ошибки и риски. Мы регулярно анализируем дипломные проекты выпускников курса «Системный аналитик» — не ради оценок, а чтобы понять, какие трудности реально возникают на практике, и обозначить направления для дальнейшего развития навыков. Даже у мотивированных специалистов с практическим опытом есть «слепые» зоны. Где-то не хватает чёткости в декомпозиции, где-то — качества проработки связей между сущностями, понимания архитектуры. Даже отсутствие умения аргументировать выбор решений перед бизнесом может негативно повлиять на проект. Мы вместе с Екатериной Тихомировой — практикующим аналитиком с более чем десятилетним опытом — разобрали некоторые типичные ошибки и риски, и способы, как их предотвратить.

20 мая 2025

Итоги работы Центра сертификации IBS

Центр сертификации IBS начал свою работу в апреле 2023 года, поэтому мы традиционно подводим итоги работы в апреле-мае. Прошедший год стал для нас периодом важных изменений. В 2024 году произошло несколько знаковых событий: наша команда обновила программы сертификации системных аналитиков и Java-разработчиков, подготовила к запуску сертификацию бизнес-аналитиков, получила аккредитацию от АПКИТ и стала обладателем Гран-при премии «Смарт пирамида». Рассказываем подробнее, каких результатов мы достигли в уходящем году и как это отразилось на нашей работе.

Новости
19 мая 2025

Какой метод тестирования выбрать: черный, белый или серый ящики?

При разработке программного обеспечения важно правильно подобрать методы тестирования. Это ключевой шаг для того, чтобы гарантировать высокое качество продукта. Понимание различных подходов, таких как тестирование черного, белого и серого ящика, помогает специалистам лучше находить ошибки и улучшать функциональность. Рассмотрим особенности, преимущества и варианты использования этих подходов.

14 мая 2025

Удостоверение, диплом и сертификат: в чем разница и что выбрать

В условиях стремительного развития технологий и постоянных изменений в бизнесе профессиональное развитие стало необходимостью. Особенно это актуально для специалистов в сфере IT и смежных отраслях. После прохождения курсов в учебных центрах слушатели могут получить один из трех типов документов: удостоверение о повышении квалификации, диплом о профессиональной переподготовке или сертификат. Несмотря на внешнюю схожесть, эти документы различаются по юридической силе, назначению и значимости для карьеры. Разберемся в этом подробнее.

12 мая 2025

Выгодный май — на курсы залетай!

Друзья, спешим поделиться отличной новостью — вы можете получить скидки до 40% на наши популярные курсы. Это отличная возможность улучшить навыки и инвестировать в профессиональное развитие по более выгодной цене. Выбирайте направление и подавайте заявку прямо сейчас!

05 мая 2025

Кейс: кастомизация курса по Jira

Кейс по проведению кастомизированного курса «Основы Jira» для крупной российской компании, занимающейся производством цифровой техники.

05 мая 2025

Зачем специалистам по 1С изучать системный анализ и архитектуру ПО

Как системный анализ и архитектура ПО помогают эффективнее работать в 1С.

29 апреля 2025

Банка Nutella, IT, ESG — что общего?

Когда вы читали этикетку на продукте не из-за состава, а из-за ESG-маркировки?

25 апреля 2025

Каковы плюсы и минусы монолитной и микросервисной архитектуры при разработке ИТ-продуктов?

Монолитная и микросервисная архитектуры представляют собой два различных подхода к разработке ИТ-продуктов, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки.

25 апреля 2025

Станьте архитектором ПО с выгодой! Только в апреле сэкономьте 20 000 ₽ и получите новый модуль по микросервисам в подарок

24 апреля стартует обучение на комплексной программе «Архитектор ПО. Путь к мастерству в проектировании систем»*.

14 апреля 2025

Архитектурные ошибки в корпоративных системах, которые могут создать проблемы в долгосрочной перспективе

В основе любой информационной системы — сложная структура. Спроектировать ее не легче, чем построить дом. Какие ошибки можно допустить при планировании ИТ-архитектуры, и в чем их основные причины? К чему они могут привести в долгосрочной перспективе и как этого избежать? Рассказывает Михаил Рощин, заместитель директора отделения управления проектами и архитектуры IBS.

Новости
10 апреля 2025

Кейс: Интенсив по управлению проектами для промышленной компании

Мы адаптировали курс по управлению проектами под запрос команды крупной промышленной компании и провели обучение. Вот что из этого вышло.

27 марта 2025

Кейс: Обучение сотрудников крупной компании работе с ClickHouse

Рассказываем, как мы организовали обучение команды работе с этой новой для заказчика технологией и каких результатов достигли.

19 марта 2025

Платформа сертификации IBS получила аккредитацию АПКИТ

Ассоциация предприятий компьютерных и информационных технологий (АПКИТ) приняла новый регламент сертификации ИТ-специалистов.

Новости
10 марта 2025

Не нашли, что искали? — Просто напишите, и мы поможем

Корпоративное обучение Оценка персонала Сертификация О нас Стань тренером Блог
Пользователь только что записался на курс ""
Спасибо!
Форма отправлена успешно.