Как совмещать long term планирование проекта и операционную работу с краткосрочными задачами?

Как совмещать long term планирование проекта и операционную работу с краткосрочными задачами?

Это довольно распространенная ситуация; типичный пример – разработка новой версии системы и поддержка старой версии, осуществляемые одной и той же командой. Прежде всего, целесообразно задаться вопросом, нет ли возможности все-таки разделить команды, выделив одного-двух людей чисто на поддержку/краткосрочные задачи (ну и работу «на подхвате» у основной команды в случаях недогрузки). Если нет, нужно научиться прогнозировать объем краткосрочных задач (надежнее всего – из прошлого опыта с учетом сезонных и т.п. колебаний, разово действующих факторов и т.д.) и в long term плане соответствующим образом уменьшать доступность людей для основных работ. Только важно не забыть учесть в плане, что переключение людей между задачами обязательно потребует определенного времени и создаст потери: работая на двух параллельных задачах, человек будет тратить на каждую 40-45% своего времени максимум. Если этих задач будет еще больше – потери будут выше. Об этом следует помнить при планировании и контроле исполнения проекта.

 Кроме того, долгосрочный план должен строиться от приоритетов задач; при этом даже если мы что-то не успеем сделать (из-за недооценки важных краткосрочных задач), это будет что-то с самым низким приоритетом, смириться с такой потерей будет легче. Да и краткосрочные задачи должны быть приоритезированы в единой системе с долгосрочными, чтобы можно было принимать осознанные решения по тому, что мы делаем, а что – откладываем. Дополнительно, при выполнении основного проекта необходимо стремиться к тому, чтобы в каждый момент времени в работе одновременно находилось минимальное количество задач. Это позволит довести до максимума количество задач высокого приоритета, которые будут полностью готовы на момент наступления дедлайна.